Nová objednávka

Jak vytvořit objednávku

Pokud potřebujete vytvořit novou objednávku, tak máte dvě možnosti. Buďto můžete využít naše “Akční tlačítko“, které Vám umožní založit novou objednávku, nabídku, aktivitu, anebo firmu (potencionálního zákazníka), anebo si vyhledáte konkrétního zákazníka přes Hledání, zvolíte si ho a na záložce Info si vyberete úsek Objednávky, kde už pak jen vyberete Novou objednávku. Je jen na Vás, co pro Vás bude v daný moment praktičtější. Oba způsoby mají své výhody i nevýhody. Níže si popíšeme jaké.

Tvorba objednávky přes „Akční tlačítko“ slouží primárně pro urgentní situace, kdy potřebujete objednávku, anebo jinou záležitost, vyřídit co nejrychleji. Typicky jste u zákazníka A, máte otevřenou jeho kartu a skládáte s ním objednávku. Mezitím Vám zavolá zákazník B, že urgentně potřebuje vyhotovit objednávku na zítřejší závoz. Vy, jakožto kovaný obchodník, samozřejmě zavětříte příležitost a zákazníka A požádáte o chvíli strpení, abyste mohli bleskově vyřešit zákazníka B. Mačkáte na naše „Akční tlačítko“ vybíráte, že potřebuje založit novou objednávku, vybíráte si zákazníka B, respektive jeho dodací adresu. Domlouváte se na způsobu dopravy, typu platby a potvrzujete si zítřejší termín závozu. Následně naťukáváte položky podle jeho požadavků. Poté už jen zvolíte, komu všemu má přijít potvrzení objednávky do e-mailu a objednávku odesíláte. Loučíte se zákazníkem B, zavíráte jeho kartu a můžete pokračovat se zákazníkem A tam, kde jste přestali, než přišel urgentní telefonát.

Založení objednávky přes ,,Hledání" a výběr zákazníka využijete zejména v případech, kdy jste se zákazníkem domluveni na konkrétní objednávkové návštěvě či telefonátu. Tento způsob tvorby objednávky je zaměřen přípravu před samotnou objednávkou. Tedy že si pohodlně zkontrolujete stav u daného zákazníka – jak je na tom s platbami, kdy a co naposledy objednával, jak je na tom se zápůjčkami a s tím spojeným měsíčním plněním, kontrolou toho, jestli jste nezapomněl na něco, na čem jste se minule domluvili (konkrétní aktivita, anebo poznámka). Případně si můžete zkontrolovat i statistiky a porovnat si, jak si daný zákazník vede v rámci Y2Y srovnání, anebo si zjistit co je jeho nejčastěji objednávané zboží a vymyslet, co podobného byste mu mohli u další objednávky nabídnout.

Nyní se již půjdeme podívat na konkrétní proces objednávky, ať už jste si vybrali první, anebo druhou variantu jejího založení.

Fáze objednávky

Pokud zákazníkovi vytváříme novou objednávku, tak nás čekají tři kroky/fáze. Mohli bychom to připodobnit k fázím košíku na e-shopu, při dokončování objednávky.

Hlavička

je první fází/krokem, se kterou budeme pracovat. Máme zde k dispozici celkem šest oddílů, se kterými můžeme pracovat. Jedná se o Dodací adresy, Dopravu, Platbu, Datum dodání, Interní kód objednávky a Poznámku. Všechny oddíly si stručně rozebereme níže.

Dodací adresy nám umožňují si vybrat v rámci roletky, pokud zákazník disponuje více než jedním odběrným místem. V opačném případě zde bude defaultně přednastavena jedna, konkrétní dodací adresa.

Doprava nám určuje, kým bude objednávka doručována. Podle typu zákazníka může být k dispozici jedna, anebo klidně i několik doprav, ze kterých si bude moci zákazník vybrat.

Stejné je to u Plateb, kde můžete dát zákazníkovi na výběr z různých typů úhrad, anebo může mít klidně předdefinovaný pouze jeden typ platby, například na splatnost.

Datum dodání může, ale také nemusí být dostupné, a to podle zvoleného typu dopravy. Například pokud disponujete vlastní dopravou, tak si můžete vybrat z rozvozových dní, kdy se jezdí na danou dodací adresu. Případně lze pracovat i s rozvozovými linkami či jinak specifikovat možná rozvozová okna.

Interní kód objednávky Vám umožní zadat označení objednávky, jaké si přeje váš zákazník. Je to s ohledem na jejich interní označování objednávek, pro jejich snazší evidenci a případně i schvalování.

Poznámka pak klasicky slouží pro doplnění dodatečných informací. Ať už se jedná o nějaké přání zákazníka, anebo třeba vaši interní informaci pro administrativního pracovníka, který pak bude objednávku vyřizovat.

Položky

jsou klíčovou částí objednávky, protože od hodnoty a počtu prodaných položek se pak odvíjí víceméně všechno. Ať už se bavíme o podílu na vaší výplatě, celkové zajímavosti a kupní síle vašeho zákazníka až po to, jak se Vám, jako firmě povede po obchodní stránce. Jelikož jsme si těchto věcí vědomi, tak jsme se snažili tuto část co nejvíce vyladit tak, aby obchodníci mohli předvádět co nejlepší výkony při jejich prodeji.

Rádi bychom Vás informovali o možnostech navigace po tomto dashboardu ještě, než se pustíme do samotného procesu výběru položek. Snažili jsme se ovládání udělat co nejvíce uživatelsky přívětivé, a tak trochu přenést to, co efektivně fungovalo v offline verzi Ordisu. Řeč je o objednávání jenom za pomoci klávesnice, kdy můžete rychle a efektivně zadávat kódy položek přes numerickou klávesnici, výběr položek provádět za pomoci šipek a enteru, množství opět upravovat za pomoci numerické klávesnice a opět stvrdit zadané množství enterem. Takto pohodlně a rychle sestavíte seznam položek bez toho, aniž byste vůbec museli sáhnout na myš, anebo touchpad. Samozřejmě to jde i s nimi, pokud Vám to tak vyhovuje více.

A nyní již zpátky k samotným položkám. V horní liště naleznete vyhledávací okno, skrze které lze položky vyhledávat. Můžete tak učinit na základě ID produktu, jeho názvu, anebo třeba EANu. Mimo to si můžete zatrhnout, přes hvězdičku, že chcete zobrazit pouze oblíbené položky, pokud existuje jejich seznam. Vedle vyhledávací okna jsou pak další dvě tlačítka.

První Vám, jakožto obchodníkovi, umožní zobrazit Nejprodávanější položky přímo v objednávkovém okně. Navíc můžete pracovat i s filtry, kdy se dá nastavit, jestli se nejprodávanější položky vyhodnocují za danou dodací adresu, firmu, anebo za všechny firmy. Dále si můžete zvolit období, jednotku (obrat vs množství), anebo podle změny nákupní ceny (vše vs zdražené vs zlevněné položky). Takto opět můžete zákazníkovi nabídnout bestsellery a zvýšit tak hodnotu celkové objednávky.


Druhé tlačítko slouží pro zopakování předchozí objednávky. Automaticky se Vám nabídne poslední objednávka, ale díky prokliku přes ozubené kolečko máte možnost si vybrat až z posledních osmi objednávek. Z nich si můžete vybrat pouze konkrétní položky, anebo ji, přes další ikonku, zopakovat celou. Samozřejmě funguje i skládání těchto objednávek, pokud by třeba zákazník chtěl objednat všechny položky z posledních dvou objednávek. Pak stačí dát pouze zopakovat předposlední a následní i poslední objednávku a položky sloučí do jednoho košíku.

Dalšími aktivními tlačítky, a to pod vyhledávacím oknem, jsou štítky. Ty budou v tomto případě sloužit jako položkový filtr, protože budou sdružovat shodně označené položky. Takto si snadno zobrazíte položky, které jsou třeba v Akci, anebo se jedná o nově naskladněné položky, tedy novinky.

Pod štítky se pak už nachází samotné pole zobrazující záznamy jednotlivých položek z vyhledávání, které se nachází na levé straně. Z něj budete vybírat položky a vkládat je zákazníkovi do jeho košíku. V případě potřeby lze po kliknutí na ID produktu zobrazit i kartu s detaily daného produktu. Na pravé straně se pak nachází okno s detailem obrázku, zvolené položky. Tato dvě okna nemají pevný poměr a v případě potřeby si je můžete upravovat v závislosti na sobě.

Úplně vespod se pak nachází samotný košík, do kterého se vkládají položky. Jeho součástí je standardní přehled o vložených položkách (ID, název, množství a cena bez/s DPH. Mimo to vidíte i celkovou hodnotu košíku, kolik je v něm položek a kolik to dělá celkem kusů. Nalezneme tu informace o zvolené dopravě a můžeme zde zobrazovat i informaci o rabatu/marži objednávky. V případě potřeby lze položku z košíku vymazat, anebo jí editovat. Což se provádí přes ikonku tužky. Díky tomu se otevře okno, které zobrazuje základní informace o zboží. Dále pak množství a cenu, které lze editovat. Další informací, kterou můžeme, ale také nemusíme zobrazovat, je informace o cenách. Což může být pro zdatného obchodníka užitečný nástroj, protože zde umíme srovnávat poslední skladovou cenu s aktuální skladovou cenu (vyhodnotit, jestli je tam pokles, anebo nárůst) a při poklesu umíme například zachovat původní prodejní cenu, čímž zvýšíme vaši marži/rabat (umíme pracovat s obojím). Tento nárůst lze i společně s výpočtem zobrazovat, anebo může zůstat skrytý. Hodně závisí i na stylu práce, pokud se Vám třeba zákazník dívá přes rameno, tak to není úplně vhodné zobrazovat. 

Po seskládání objednávky nám už zbývá pouze poslední krok a tím je odeslání objednávky.

Odeslání

je vlastně jakousi rekapitulací celého nákupního procesu. Máme zde přehled o údajích, které jsme vyplnili na hlavičce, tedy doručovací adresu, zvolený způsob dopravy a platby a také termín dodání. V případě potřeby máme stále přístupnou poznámku či interní kód objednávky. Pod těmito údaji se pak nachází samotná objednávka, respektive jednotlivé položky. V této fázi máme stále možnost položky editovat, anebo odstranit z objednávky.

Co nám v této fázi objednávky přibylo je možnost vybrat si, zdali a na jaké e-maily budete chtít odeslat potvrzení o objednávce. Na výběr je ze čtyř možností, kdy mohou být využiti všechny, anebo klidně žádná. Odeslání potvrzení je tedy možné na firmu, dodací adresu, obchodníka, anebo jinou e-mailovou adresu.

V případě potřeby můžeme také vygenerovat report, který vytvoří PDF soubor s nabídkou, nikoliv závaznou objednávkou. Tento report s nabídkou pak můžete nechat zákazníkovi na rozmyšlení, případně ke schválení od někoho výše postaveného.

Ordis ještě před finálním odesláním zkontroluje, jestli je opravdu všechno zboží skladem a dostupné. Pokud některá položka či položky nejsou skladem, tak je vypíše a Vy můžete upravit jejich množství, případně je z objednávky odstranit. Pokud je jinak objednávka v pořádku, tak už ji stačí jenom odeslat a je hotovo. Gratulujeme Vám ke zvládnuté objednávce.